Source: Deutsche Nachrichten
Die jährliche Inventur gehört in jeder Apotheke zum Pflichtprogramm – doch sie muss nicht zwangsläufig mit Stress, Zeitdruck und Zettelwirtschaft verbunden sein. Im Gegenteil: Wer rechtzeitig plant und moderne Hilfsmittel nutzt, kann die Bestandsaufnahme effizient, genau und sogar mit minimalem Aufwand durchführen. Insbesondere der Einsatz digitaler Lösungen macht einen spürbaren Unterschied.
Ein bewährtes Tool zur Unterstützung ist die Inventursoftware von COSYS, die speziell auf die Anforderungen im Apothekenalltag zugeschnitten ist. Sie ermöglicht nicht nur eine schnelle und fehlerfreie Erfassung der Bestände per mobiler Datenerfassung, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand im Nachgang. Dank intuitiver Bedienung, Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen und flexiblen Einsatzmöglichkeiten bietet COSYS eine zuverlässige Basis für eine stressfreie und erfolgreiche Inventur.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie sich optimal auf die Apothekeninventur vorbereiten, welche typischen Fehler Sie vermeiden können – und wie Ihnen COSYS dabei hilft, Zeit zu sparen und die Inventur effizient zu meistern.
Kompakter Guide: Vorbereitung auf die Apothekeninventur
Frühzeitig planen
- Zeitfenster festlegen: Wählen Sie einen ruhigen Tag oder eine Zeit außerhalb der Öffnungszeiten.
- Personal einplanen: Stellen Sie sicher, dass ausreichend geschultes Personal verfügbar ist.
- Zählbereiche definieren: Teilen Sie die Apotheke in übersichtliche Zonen (z. B. Sichtwahl, Rezeptur, Lager) ein.
Technische Hilfsmittel vorbereiten
- Inventursoftware testen: Stellen Sie sicher, dass die Software (z. B. COSYS Inventursoftware) einwandfrei funktioniert und alle Geräte (MDEs, Scanner oder Smartphones) einsatzbereit sind.
- Daten abgleichen: Prüfen Sie vorab Artikelstammdaten und Lagerorte im Warenwirtschaftssystem.
Apotheke vorbereiten
- Ordnung schaffen: Entfernen Sie veraltete, abgelaufene oder beschädigte Ware.
- Etiketten kontrollieren: Achten Sie auf gut lesbare Barcodes und klare Produktkennzeichnungen.
Mitarbeitende schulen
- Abläufe erklären: Geben Sie eine kurze Einweisung zur Erfassungsmethode, vor allem bei digitaler Zählung mit COSYS.
- Rollen vergeben: Wer zählt, wer kontrolliert, wer überträgt – klare Zuständigkeiten reduzieren Fehler.
Typische Fehler vermeiden
- ❌ Zu spät anfangen: Hektik und fehlende Vorbereitung führen zu ungenauen Ergebnissen.
- ❌ Ohne System zählen: Fehlende Struktur bei der Zählung erschwert die Nachbearbeitung.
- ❌ Veraltete Technik nutzen: Manuelle Zählung oder fehleranfällige Excel-Listen verzögern den Prozess.
- ❌ Doppelte Erfassungen: Unklare Zuständigkeiten führen zu doppelten oder vergessenen Beständen.
- ❌ Nicht auf Plausibilität prüfen: Unrealistische Zählwerte sollten sofort hinterfragt werden.
So unterstützt die COSYS Inventursoftware Ihre Apothekeninventur
Mobile Datenerfassung per Scan
Mit COSYS erfassen Ihre Mitarbeitenden die Bestände ganz einfach per Barcode-Scan – über mobile Datenerfassungsgeräte (MDEs), Smartphones mit Scan-App oder Tablets. Jeder Artikel wird eindeutig identifiziert, Mengen werden direkt digital eingetragen und automatisch dem richtigen Lagerort zugewiesen.
Intuitive Bedienung
Die Benutzeroberfläche ist speziell für den Einsatz in Apotheken konzipiert: klar strukturiert, einfach zu bedienen und auch für ungeübte Anwender schnell verständlich. Das reduziert Einarbeitungszeit und minimiert Bedienfehler.
Nahtlose Integration
COSYS bietet Schnittstellen zu gängigen Apotheken-Warenwirtschaftssystemen, wodurch Stammdaten und Zähldaten direkt importiert bzw. exportiert werden können. So sparen Sie sich den mühsamen Abgleich per Hand und stellen sicher, dass Ihre Daten vollständig und korrekt sind.
Echtzeitüberblick & Plausibilitätsprüfung
Während der Zählung behalten Sie über das COSYS Backend den Überblick über den Fortschritt und können bei Bedarf sofort eingreifen. Auffällige Mengen oder Dubletten werden automatisch erkannt und gemeldet – so verhindern Sie frühzeitig Fehler.
Zeiteinsparung und Sicherheit
Die digitale Erfassung verkürzt den Inventuraufwand erheblich und senkt gleichzeitig das Risiko von Erfassungsfehlern. Auch die spätere Dokumentation wird einfacher, da alle Daten digital vorliegen und jederzeit nachvollziehbar sind.
Fazit
Die Inventur muss kein lästiger Pflichttermin voller Stress und Unsicherheit sein. Wer frühzeitig plant, typische Fehler vermeidet und auf digitale Unterstützung setzt, schafft die besten Voraussetzungen für eine schnelle, fehlerfreie und reibungslose Bestandsaufnahme. Die COSYS Inventursoftware erweist sich dabei als zentrales Werkzeug: Sie vereinfacht die Zählung, minimiert manuelle Aufwände und sorgt für ein hohes Maß an Transparenz und Genauigkeit – vom ersten Scan bis zur abschließenden Datenübertragung.
Ob Einzelapotheke oder Filialverbund – mit COSYS gelingt die Inventur effizient, sicher und zuverlässig. So bleibt mehr Zeit fürs Wesentliche: die Versorgung Ihrer Kundinnen und Kunden.